Toplantılarınızı daha verimli kılacak 9 yöntem
Toplantılar... Her zaman olmaları gerektiğinden daha uzun sürerler. Biri konuyu başka yerlere çeker veya ağzından bir şey kaçırır. Zihniniz burada oturup kalmaktansa sürekli toplantıdan çıkmanızı söyler. Ardından söz yapılması gerekenlere gelir ve bilin bakalım noldu. Yapılacaklar listeniz artık eskisinden daha uzun.
Bu durum size tanıdık geldi mi? Fakat bütün toplantılar zaman öldürücü veya sıkıcı değil. Bazıları su gibi akıp gider. Toplantılar etkili, verimli ve hatta şanslıysanız eğlenceli bile geçebilir.
Toplantılar doğru şekilde yapıldığı zaman herkesin işini kolaylaştırabilirler – sadece 5 dakikalık bir konuşmayla zaman ve paradan tasarruf edebilirsiniz. Fakat çoğu zaman toplantılar sadece günlük planınızda yer kaplayan ve zaman kaybı olan aktivitelerdir.
Zaman kaybı, para kaybı
-Her ay toplantılara ortalama olarak 62 çalışan katılıyor.
-Bu toplantıları yarısı zaman kaybı olarak görülüyor.
-Her ay verimsiz toplantılarda 31 saat harcanıyor.
-Sadece Amerika Birleşik Devletleri’nde her yıl 37 billion dolar verimsiz toplantılar nedeniyle kaybediliyor.
Etkili toplantılar nasıl düzenlenir?
İşte toplantılarınızı daha etkili yaparak takviminizin kontrolünü yeniden eline almanızın 9 yolu:
1) Önceden toplantı gündemini belirleyin
Eğer katılımcılar toplantıya tamamen hazırlıklı gelirlerse bu her zaman etkili olur, toplantıdan önce katılımcıların hepsinin bilgisi dahilinde bir toplantı gündemi belirlenirse bu daha kolay odaklanmanızı ve daha verimli bir toplantı geçirmenizi sağlar.
2) Toplantıyı yönetecek bir moderator seçin
Toplantıyı ayarlamak ve toplantının planlanana uygun gittiğini kontrol etmek için bir moderator seçin.
Takım üyeleri tarafından güvenilen ve saygı duyulan birini moderator olarak seçin.
3) Mobil aletleriniz olmadan toplantıya katılmaya çalışın
Elektronik e-postalar, telefon görüşmeleri ve bildirimler gibi iş günü içerisinde dikkatinizi dağıtacak birçok şey vardır.
Eğer mümkünse, toplantıda dikkatinizin dağılmaması için mobil aletlerinizi toplantı esnasında kullanmayın.
4) Katılımcı sayısını 4–7 arasında sınırlayın
Birçok kişinin katıldığı toplantılar verimsiz geçmektedir.
Geçmişteki katılımlarına veya beklentilerine bakmaksınızın toplantıya sadece önemli katkıları olabilecek insanları davet edin.
5) İsviçre treni yaklaşımını benimseyin
Eğer takımınız dakik olmak konusunda problem yaşıyorsa, toplantıyı 9.23 veya 9.44 gibi oldukça belirli saatlerde başlatın ve toplantı süresini belirlerken de bu ilkeye sadık kalın.
Oldukça spesifik olmak katılımcılarınızı heyecanlandıracaktır ve böylece gereksiz konuşmaları engellemiş olursunuz.
6) Güncellemeleri e-posta yoluyla bildirin
Zaman harcamanın da ötesinde, toplantı üzerine toplantı yapmak takımınızı yoracaktır, özellikle de keskin düşünme ve yargılama becerilerinde azalma görülecektir.
Eğer durum güncellemelerini e-posta yoluyla bildirmek mümkünse, toplantıdan kaçının.
7) Toplantıyı dışarı taşıyın
Geleneksel oturma düzeni her ne kadar iyi olsa da, eğer belgelerle uğraşmıyorsanız neden toplantıyı dışarıda yapmıyorsunuz?
Alternatif olarak, birebir toplantılar için bir kahveciye gidip daha rahat ve konforlu bir şekilde toplantınızı gerçekleştirebilirsiniz.
8) Toplantılarınızı oldukça kısa tutun
Daha kısa toplantılarda insanlar daha çok odaklanma eğilimindedirler – daha hızlı çalışmaya ve kısıtlı zaman nedeniyle günlük muhabbetleri en az düzeyde tutmaya çalışırlar
Çalışmalar insanların soru sormayı bıraktığını ve işlerin halledilmesi üzerine odaklandıklarını gösteriyor dolasıyısıyla ideal olarak toplantılar 1 saatten daha fazla sürmemelidir.
9) Son 10 dakikayı toplantı konularını toparlamaya ayırın
İlerlemek için, herkesin aynı noktada olduğunu ve kendi paylarına düşen görevleri anladığından emin olun, ayrıca ne zaman ve nasıl bu görevi sonladırmaları gerektiğini anlamaları da önemlidir.
Beraber çalışmak başarılı bir işin ömrünü oluşturur. Toplantılarınızda herkesin vakti (siz de dahil) verimli bir şekilde harcadığından emin olun.