Tamamen Sanal Bir Takımı Yönetmenin 8 Sırrı
Bir takımı yönetmenin her zaman zorlukları bulunmaktadır özellikle de tamamen sanal iş gücü kullanmak gibi geleneksel olmayan yöntemleri izliyorsanız… Sanal proje yönetimi göreceli olarak hala yeni bir kavramdır. Sanal bir takımı yönettiğiniz sürece sürekli yeni yönetim metotları öğrenirsiniz. Aşağıda yer alan sanal takım yönetimi ile ilgili en iyi uygulamalardan edinilen ipuçları bu süreçte sizlere yardımcı olabilir.
1. İletişime odaklanmak
Fiziksel olarak bir arada olmamak söylemek istediklerinizin yanlış yorumlanmasına sebep olabilir. Takımınıza aktarmak istediklerinizi anlatırken sözcüklerinizi dikkatli seçmelisiniz. Daha da iyisi her hafta düzenli bir zamanda takımınızla konuşmalısınız. Günümüzde yalnızca internet bağlantısını kullanarak dünyanın her yerinden insanlarla iletişim kurmanızı sağlayacak pek çok araç bulunmaktadır. İşlerin doğru iletişim yöntemleri kullanılarak düzenli olarak takıma aktarılması aynı zamanda fiziksel olarak bir arada bulunmayan takımın performansının düşmesini önleyecektir.
2. Zaman dilimindeki farklılıkları göz önünde bulundurmak
Farklı konumlardan çalışan ekip farklı zaman dilimlerinde yer alıyor olabilir. Dağıtık bir takımı yönetiyor olmak zaman dilimleri konusunda düşünceli olmayı gerektirir. Kimi ne zaman arayacağınızı bilmelisiniz. En azından insanların kişisel zamanlarını gasp etmeden ortak bir zaman dilimi belirleyebilmelisiniz. Unutmayın, siz dahil herkesin uyumaya ihtiyacı vardır.
3. Kültürel çeşitliliği yönetebilmek
Farklı yerlerde yaşayan insanlarla çalıştığınızda kültürel farklılıkların gündeme gelmesi olasıdır. Takımın uyum içinde çalışabilmesi için takımda yer alan herkesi tek tek bu farklılıklar konusunda eğitmelisiniz. Kültürel çatışmalar genellikle bilgi ve iletişim eksikliğinden meydana gelmektedir. Takımınızı eğitmek bu çatışmalara karşı en büyük silahınız olacaktır.
4. Herkesin aynı çerçevede buluştuğundan emin olmak
Sanal bir takım oldukça esnek insanlardan oluşabilir. Genellikle size avantaj sağlayacak bu esneklik bazen yönetilmesi oldukça güç durumlara yol açabilir. Bazı insanlar diğerlerine göre daha özgür ruhludur ve başarılı olmak için daha fazla kişisel alana ihtiyaç duyarlar. Onlara bu alanı tanımak bazı durumlarda gereğinden fazla esneklik anlamına gelebilir. Takımınız herhangi bir konuda çalışmaya başlamadan önce onları bir araya getirip hedefler ve beklentiler konusunda konuşmalısınız. Örneğin proje teslim tarihi gibi bazı temel kurallar koyabilirsiniz. Pijamalarınızla çalışıyor olabilirsiniz ama hala profesyonel olarak teslim etmeniz gereken bir iş var.
5. Doğru yönetim araçlarını kullanmak
Başlangıçta işlerin tamamlanması için basit dosya paylaşım araçları yeterli oluyordu fakat işler artık daha farklı yürümektedir. İnsanlar sanal olarak bir araya gelmeye başladıkça birlikte çalışma araçları da gelişmeye başladı. İş birliği hala her şeyin merkezinde yer almaktadır fakat şu anda takımınız için neyin en iyi işlediğine karar verip ona uygun araçlar seçebilirsiniz.
6. Uygun standartlar belirlemek
Herkes sizin gibi günün her saatinde e-postalarını kontrol edip cevap yazacak kadar işkolik olmayabilir. Dışarıdan durum ne kadar esnek görünürse görünsün işin gerçeği uzaktan çalışanlar da kendine çalışma saatleri belirlemektedir. Olağanüstü durumlarda yardımcı olacak bu ekip normal zamanlarda kendi çalışma saatlerine bağlı kalacaktır. Bu çalışma saatlerine saygı duyarak proje yönetim sisteminize uygun standartlar belirlemelisiniz. Böylece takımınız ne zaman ve en hızlı şekilde nasıl sorularına yanıt alacağını ve nasıl yanıtlayacağını bilecektir.
7. Mümkün olduğunca sosyalleşmek
Bir sanal takım diğer takımlarda olduğu gibi birlikte çalışmalıdır. Eğer takım üyeleri sosyal olarak dahil olursa bu iş birliği daha iyi yürüyecektir. Birlikte çalışma yazılımları kullanarak sorunsuz bir şekilde bu gereksinimi karşılayabilirsiniz. Takım üyeleri arasında bilgilendirici konuşmaların olması uyum içinde çalışmayı sağlar, ilişkilerin gelişmesine izin vermek de takım üyelerinin birbirleriyle daha iyi nasıl çalıştığına bağlı olarak gelişme gösterir.
8. Takımınızdan bekledikleriniz sizden de beklenecektir
Bir takımı yönetmek herhangi bir yönetim aracını kullanmanın ötesinde bir durumdur. Günün belirli saatlerinde ekibinizden erişilebilir olmasını beklemek, sizin de o zaman diliminde erişilebilir olmanızı gerektirir. Eğer kimsenin ırkçılık ya da ayrımcılık yapmasını istemiyorsanız, siz de bu tarz yaklaşımlarda bulunmamalısınız. Eğer teslim tarihlerinin ekibiniz tarafından ciddiye alınmasını istiyorsanız, siz de aynı özveriyi göstermelisiniz. Olay bu kadar basit…
Kaynak: