İdeal toplantılar için ipuçları
İşlevsellik ve verimlilik; bu ikili, her başarılı girişimcinin girişimlerinin her alanına uygulamaya çalıştığı özelliklerin başında geliyor. Teknoloji ile yoğurulmuş günümüz iş dünyasında, eski usül uzun ofis toplantıları artık gereksiz ve zaman kaybı olarak görülüyor. Çünkü çoğu zaman bu toplantılar herhangi bir spesifik sonuca ulaşamıyor ve çok nadiren masaya yatırılan sorunu çözebiliyor. Ofis toplantıları, doğru yapıldığında başarılı bir iş modelinin olmazsa olmazlarındandır ve bir girişimci olarak ekibinizle yaptığınız toplantılardan olabilecek en yüksek verimi nasıl alabileceğinizi bilmenizde fayda var.
Toplantılardan azami verimi alabilmek için Amerika'yı yeniden keşfetmeye gerek yok; birkaç basit bilgi ile sıradaki toplantınızı bir öncekinden çok ama çok daha verimli kılabilirsiniz.
Yalnızca orada olması gereken insanları davet edin. Ekip arkadaşlarınızın zamanına saygı gösterin ve toplantıya yalnızca masaya yatırılan konuda katkıda bulunabilecek insanları davet edin.
Açık mesaj verin. Toplantı için göndereceğiniz davet e-postalarında, toplantının konusunu ve amacını elinizden geldiğince açıkca belirtin. Bu sayede ekip üyeleri konu üzerinde çalışabilir ve toplantıya hazırlıklı gelebilir.
Zamanlamaya dikkat edin. Toplantılar yalnızca size değil, ekip üyelerinin tümüne uygun bir zamanda gerçekleşmeli.
Zaman aralığı belirleyin. ''Bir başlayalım da, gittiği yere kadar...'' mantığını terk edin. Tüm toplantıyı planlayın; ne kadar sürecek, hangi konu üzerinde ne kadar konuşulacak gibi detayları bilin ve tahmini bir zaman aralığı belirleyin.
Asla geç kalmayın. Bu ekip arkadaşlarınıza saygısızlık demektir. İnsanların vaktini harcamayın.
Geyikten kaçının. Toplantıda gereksiz ve konuyla alakasız konuşmalardan kaçının.
Dinleyin ve dinletin. Eğer insanlar söylenenleri dinlemezse, toplantılar tamamen amaçsız, işe yaramaz ve zaman çalan etkinliklere dönüşür. Dinleyin ve herkesin dinlediğinden emin olun.
Toplantıyı bağlayın. Tüm konuşmaların ardından kimsenin aklında soru işareti kalmadığından emin olun. Sorular sorun ve bunlardan yola çıkarak, toplantıdan anladığınız ana fikri ekibinizle tartışın.
Devamını getirin. Toplantıda önemli kararlar alındıysa, toplantı sonrasında tüm katılımcılara atılması gereken adımları, benimsenmesi gereken anlayışları içeren bir e-posta gönderin. Söylenenlerin yazıya dökülüp hatırlatılması, herkesin işini kolaylaştıracaktır.