Gereksiz Toplantılardan Kaçınmanın 5 Yolu
Verimsiz toplantılara harcanan zaman ve para inanılacak gibi değil. Özellikle Amerika bu konuda yaptığı hatayı fark etmiş ve düzeltmeye başlamış durumda. Brain & Company’nin araştırmasına göre milyon dolarlar gereksiz toplantılar için harcanmakta. Bir iş kolu için 300 bin gereksiz saatin harcandığı gözlemlenmiş ki bu 144 yıl ediyor.
Bu hataya nasıl düşüyoruz? Belki başta küçük bir şirkettiniz, az kişi vardı, herkes birbiriyle doğru iletişimleri kuruyordu ve toplantıya nadiren ihtiyaç oluyordu. Şirkette 10 kişi olunca herkes aynı odada çalışmamaya başladı, CEO her projede birebir yer almamaya başladı ve iletişim kopmaya başladı.
30 kişi olunduğunda şirketin içinde birden çok ekip oluşmuş oldu, CEO’nun her birini takip edebilmesi için toplantılar kaçınılmaz oldu. 100’den fazla çalışanınız varsa geçmiş olsun. Bürokrasi, hiyerarşi, bilinmeyen isim ve görevler derken, biraraya gelmek kaçınılmaz. Bir süre sonra bir toplantı kültürü oluşacak. Olmazsa olmaz toplantı saatleri ayarlanacak ve onlara asker gibi uyulacak. Fakat bu toplantıların kaçta kaçından verimli sonuçlar alınıyor? Toplantı canavarını durdurmak, en azından küçültmek mümkün. İşte size 5 ipucu:
Organizasyon yapısını küçültün: Yönetimde her bir ekstra katman ile yenilikçi fikirler bu katmanlardan geçmekte zorluk yaşayabilir. Dikey yerine yatay organizasyon yapıları bu konuda daha verimli oluyor. Wordpress’in organizasyon yapısı iyi bir örnektir.
Gelişigüzel çarpışmalar için alan yaratın: Ciddi toplantı odaları ve belirgin saatlerde o odalara tıkılmak yerine ofis alanında oyun odaları, kahve molası verilen alanlar ve benzeri yerler yaratırsanız çalışanlar böyle alanlarda vakit geçirirken de fikirler birbiriyle çarpışır ve ortaya daha özgün, yaratıcı projeler çıkabilir. Peak Games ofis düzeni konusunda iyi bir örnektir.
Ofis dışı aktiviteler oluşturun: Gallup’un araştırmalarına göre işyerinde iyi geçinme ve arkadaşlık verimliliği %50 artıran bir etmen. Ekip için happy hour zamanları, belirli konularda kulüpler, spor etkinlikleri, sinema geceleri ve benzeri etkinlikler yaratabilirsiniz. Peak Games yine güzel bir örnek.
Toplantıları seçmeli yapın: Herkesi bir toplantıya doldurmak ve aslında konuya 3-5 insanın katılıp diğerlerinin zaman öldürmesi anlamsız. Belirli toplantı konularında katılım isteğe göre olsun. Böyle olduğunda toplantıya katılmanın daha çekici olacağından emin olabilirsiniz, insan psikolojisi işte.
Fazlalıkları Kaldırın: Haftada bir gün, günün yarısı bir toplantıya gidiyorsa, bir daha düşünün. Toplantı konusu bir e-mail paylaşımı ile de çözülecekse, sırf disiplin yaratmak adına o toplantıyı devam ettirmeyin. Hele ki konusuz, sadece toplanılmış olmak için toplanılan görüşmelerden kesinlikle kaçının, o saatleri verimli bir şekilde iş yaparak harcamak çok daha mantıklı.