Daha üretken toplantılar için bilimsel araştırmalarla desteklenmiş 9 metot
Araştırmalar, eğer her şeyin tamamlandığı bir toplantı istiyorsanız laptopları ve oturmayı yasaklamanızı, zamanlayıcı kurmanızı ve sessiz aralar vermeniz gerektiğini söylüyor.
Eğer bir toplantıdan çıkmak için kaçış planları yaptıysanız hatta ışınlanmayı bile düşündüyseniz cesaretinizi toplayın. Daha iyi toplantılara sahip olmak için yollar var.
İleri görüşlü şirketler takımlarını bir arada tutmak için yaratıcı yollar buluyorlar; onların toplantılar için buldukları yollar ve yapılar her yerde kolaylıkla uygulanabilir. Bu yaratıcı metotların etkisi sözde kalmıyor: Birçoğu bilimsel araştırmalarla doğrulanmış ve hepsi başarılı deneyimlerle anılıyor.
Birkaç taktik ile toplantılar daha hızlı, daha üretken ve katılan herkes için daha eğlenceli olabilir. İşte bir sonraki toplantınızda tartışabileceğiniz bilim ve başarı fikirlerinin arkasında olduğu sıradışı 9 fikir.
İşte daha verimli toplantılara sahip olmak için bilimsel gerçeklere dayanan 5 yol;
1. Toplantıları 15 dakikadan uzun tutmayın
En uzun toplantınız ne kadar sürdü?
Toplantıda size acı çektiren şeylerden bahsettiğimizde, uzunluk genelde listenin başındadır. Nasıl toplantılar çoğu zaman gereksizce bu kadar uzun sürme eğiliminde olabilirler? İşte bunu anlatabilecek eski bir proje yönetimi atasözü: İş, sizin onun için ayırdığınız zamandan daha fazla sürer.
Bu nedenle mümkün oldukça toplantılarınızı 15 dakika veya daha kısa tutmalısınız. Yahoo’dan Marissa Mayer, aksi bir durum olmadıkça 10 dakikalık toplantılar düzenleyeceğini söyledi. Percolate’in takımı 15 dakikayı bütün toplantılar için varsayılan uzunluk olarak belirledi, gerekli oldukça kısaltma veya uzatma yapabileceklerini belirttiler. Percolate, 6 maddelik toplantı kurallarında belirttikleri gibi varsayılan süre olarak 15 dakikayı çok uzun buluyor.
Neden 15 dakika ideal toplantı zamanı olarak görülüyor? Öncelikle Outlook takvim veya Google takvim kullanarak düzenlemek oldukça kolay. Her ne kadar varsayılan takvim ayarı 30 dakika olsa da, bunu kolayca 15 dakikaya indirebilirsiniz ki birçok takvim düzeni buna göre oluşturulmuştur.
15 dakika kuralının arkasındaki bilimsel gerçek için ise, bir TED konuşmasına bakmanız yeterli. Her TED konuşması 18 dakika veya daha kısadır ve bu konuşmacıya düşüncelerini organize etmesi için yararlı bir sınırdır. Bilimsel olarak, 18 dakika, dikkat süreleri araştırmalarının sonuçlarıyla uyuşmaktadır: Birçok insan dikkatleri dağılmadan 10 ile 18 dakika arası odaklanabilirler.
Maksimum 18 dakika psikolojik nedenlere de sahiptir. Bedenimiz, beynimiz yeni bilgileri işlerken çok miktarda glikoz, oksijene ve kan akışına ihtiyaç duyar. Er ya da geç fiziksel olarak yorgun hissederiz.
2. Zamanlayıcı kurun, evet gerçek bir zamanlayıcı
İşte 15 dakika kuralını takip etmeniz için kolaylaştırıcı bir yol. Kendinize toplantı uzunluğuna sadık kalmak konusunda nasıl güvenebilirsiniz? Neden zamanlayıcı kullanmayasınız?
Bu, 37 Sinyals’in önerdiği yol. Bu şirket, toplantılar konusunda oldukça katı. Onların ilk yaklaşımı toplantıdan kaçınmak. Eğer toplantı kaçınılmaz ise, 37 Signals, herkes için geçerli toplantı kuralları koymuş; ilk kural zamanlayıcı kurmak.
Zamanlayıcının psikolojik etkisi limitler ve süre sınırı nedeniyle artan yaratıcılıkla görülebilir. Birçok etkileyici sanatçı – Austin Kelon ve Damien Correll gibi - düşüncelerini ateşlemek amacıyla sınırları kullanırlar. Zamanlayıcınızın geriye sayması toplantınız için de aynı etkiyi yaratabilir (en azından öğle yemeği için oradan çıkmanızı sağlayacaktır).
3. Sandalyeleri odadan çıkarın
‘Ayakta toplantı’ mantığının anlamı herkesin ayakta durduğu toplantı fikrinden çok daha anlamlı olmaya başladı. Bu, takım elemanlarının son olanlar hakkındaki güncellemeleri aldığı günlük takım toplantısı demektir. Buffer’da ayakta durduğumuz toplantılar yapıyoruz ve online olarak birbirine bağlanan farklı bölgelere dağıtılmış bir takım olduğumuz için, ayakta durulan toplantılarımızda herkes ayakta durmuyor (Tahminimce içimizden bazıları sadece ayakta duruyorlar!).
Ayakta yapılan toplantıların isimleri ayakta durmaktan türemiştir. Mekanizma şu şekilde işliyor: Ne kadar uzun süre ayakta durursanız, o kadar kendinizi rahatsız hissedeceksiniz. Herkes ne kadar rahatsız hissederse, toplantılar o kadar kısa sürecektir. Ayakta durmanın yararları sadece bununla sınırlı değil. Andrew Knight ve Markus Baer ayakta durulan toplantılar ve geleneksel toplantılar üzerinde yaptığı bir çalışmada katılımcıların birlikte çalışma, düşüncelerini paylaşma ve çalışma kalitesini arttırma becerilerini ölçtüler. Bu farklı elementleri formlar, gözlemler ve psikolojik sensörler kullanarak ölçtüler.
Sonuç: Ayakta durmak yaratıcı sonuçlar konusunda inanılmaz bir etki yaratıyor ve düşünceler üzerinde daha büyük iş birlikleri oluşturuyor.
4. Not almak için laptop kullanmayın
Toplantılar sırasında not mu alıyorsunuz? Eğer cevabınız evet ise, el yazısını kullanın.
Pam Mueller ve Daniel Oppenheimer tarafından Princeton’dan UCLA’ye kadar birçok farklı üniversite öğrencisinin not alma alışkanlıkları üzerine bir çalışma yapıldı. Öğrenciler 15 dakikalık TED konuşması izlediler ve aynı zamanda not aldılar. Araştırmacılar elle ve laptopla not alanları karşılaştırdı, gerçeklere dayanan bilgilerin hatırlanması hemen hemen aynıyken, kavramsal bilgilerin hatırlanmasında büyük bir fark vardı. Elle not alanlar açık ara farkla konseptleri anlamak konusunda diğerlerinden daha iyiydiler.
Konseptleri daha iyi anlamanın ötesinde, laptopların olmaması kuralı dikkatin ve odaklanmanın artmasına yardım edecektir, bu nedenle birçok şirket bu kuralı uygulamaktadır.
5. Cep telefonları için ceket kontrolü yapın
Hızlı ve verimli bir toplantıda telefonları kontrol etmek için hiç zaman olmamaktadır ve her ihtimale karşı birçok şirket, çalışanlarından telefonlarını dışarıda bırakmalarını istemektedir. Beyaz Saray bile bu konuda önlem alıyor. Kabine toplantılarında, katılımcılar isimlerini yapışkanlı kağıda yazıp telefonlarının üzerine yapıştırıyorlar ve telefonlarını bir sepetin içine bırakıyorlar.
Cep telefonsuz alan oluşturulmak istenmesinin nedeni oldukça açık (oyunlar ve kısa mesajlar odaklanmamızı engelliyor) ve cep telefonlarının toplantılara olan zararlı etkileri araştırılıyor. Marshall School of Business 500’den fazla profesyonel ile yaptığı araştırmada cep telefonlarının iş arkadaşlarınız tarafından hiçbir zaman onaylanmadığını buldu.
· % 86’sı toplantılar sırasında telefona cevap vermenin uygunsuz olduğunu düşünüyor. · % 84’ü toplantılarda E-Mail veya kısa mesaj atılmasını uygunsuz buluyor. · % 75’i toplantı sırasında kısa mesaj veya E-Maillerin okunmasını uygunsuz buluyor
Google, Apple gibi şirketlerden 4 toplantı ipucu:
6. Toplantılarınızı en fazla 10 kişi ile gerçekleştirin
Kristin Gill’in Think like Google kitabında bahsettiği gibi Google’daki 10 kişi kuralı bütün çalışanlar için zamanının değerli olduğu hızlı gelişen startup kültürüne dayanır. Katılımcı listesi ne kadar dar olursa, davet edilmeyen kişilerin diğer işlerinde ilerlemesi için o kadar fazla zamanları olacaktır.
Gill’in yazdığı gibi: “Toplantılara katılmak bir onur göstergesi değildir.”
7. Görev atayın
Steve Jobs ve Apple’ın bulduğu bir toplantıyı bitirmenin en etkili yolu görev atamaktır. Her görev direk ondan sorumlu birine atanmalıdır. Böyle yaparak, atadığınız görev herkes tarafından bilinir, böylece o proje veya görevin bitirilmesi garantilenmiş olur. Ayrıca takıma, takip edilmesi kolay ve organize olmuş talimatlar göndermiş olursunuz.
8. 1-2 dakikalık sessiz aralar verin
Toplantılarda sessizliği planlamak biraz çelişkili görünüyor değil mi? Alexander Kjerulf, Happy hours is 9 to 5‘ın yazarı, toplantının ortasındaki sessizliğin derin düşünceleri ortaya çıkarmak için ideal yol olduğunu buldu.
Toplantının amacı konuşmak değildir – toplantının amacı düşünceler, çözümler üretmek, planlar yapmak ve karar almaktır.
Çok azımız düşünürken derinlemesine düşünebildiği için bir karar, konu veya ikilem üzerine detaylıca düşünmek için 2 dakikalık sessiz aralar yaratmaktadır.
9. 5 veya daha az kelime ile: ‘ toplantı ne ile alakalı?’
American Express başkan yardımcısı Christopher Frank, toplantı üzerine düşünme yolunuzu sınırlamanızı öneriyor. Her toplantının başında kendinize sorun:
“Toplantı tam olarak ne ile alakalı?”
Toplantıdaki herkes bu soruya cevap versin. Fakat herkes cevap verirken en fazla 5 kelime kullanabilir.
Bu size herkesin aynı sayfada olup olmadığını ve toplantınızın konusunun yeterince spesifik olup olmadığını gösterecek. Cevaplar çok uzun veya alakasız mı? Toplantı üzerine bir daha yoğunlaşın ve tekrar deneyin.