Amaçlarınıza ulaşmanıza yardım edecek 5 proje planlama taktiği
İdeal olarak, görevleriniz projelerinizin bitmesini, ve projeleriniz de gittikçe büyüyen amaçlarınıza ulaşmanızı sağlar
Fakat çoğu zaman girişimciler, özellikle yeni başlayanlar, projelerini yeteri kadar önceliklendirmezler. Bunun yerine, her şeyi aynı anda yapmaya çalışırlar. Bu oldukça kötü bir fikirdir. Stresi arttırır, ihtiyacınız olanı bitirme şansını azaltır ve amacınıza doğru etkili bir şekilde ilerlemenizi zorlaştırır.
Bu felaketten kurtulmak, projelerinize başlamak veya onları tekrardan düzenlemeniz için en önemli 5 proje planlama taktiği:
1. Projelerinizi Tanımlayın
Proje planlamada yapılması gereken ilk ve en önemli şey nasıl bir proje ile uğraştığınızı çözmektir. İlk olarak, proje nedir? Benim tanımım yapılması gereken bir kaç kolay görevden fazlasını barındırmamaktadır. Yeni satış yazılımını yüklemek? Bu bir proje. Networkünüzü genişletmek? Evet, bu da bir proje. İşinizi büyütmek? Bu ise projelerin toplamıdır!
Projelerinizden bazıları oldukça açık olacaktır, fakat diğerleri bilinmezler dünyasında pusuya yatmış sizi bekleyecektir. Bütün projelerinizi gün yüzüne çıkarmak için, güncel olarak üzerinde çalıştığınız ve çalışmak istediğiniz her şeyi yazıya dökün. Daha sonra, bu listeyi spesifik amaçlar doğrusunda gruplayın.
Bu eylem büyük olasılıkla sizin proje listenizi oluşturacaktır. Listenizde 10 ile 20 arası proje olabilir (daha fazla olması da mümkündür), fakat etkili olmak adına, bu listeden en önemli 2 tanesini seçmek isteyeceksiniz. Yazının devamındaki taktiklere bu projeleri göz önünde bulundurarak odaklanın.
2. Projelerinize Başlangıç ve Bitiş Tarihi Verin
Her projenizin ne zaman bitmesi ve başlaması gerektiğine karar vermelisiniz. Böylece projelerinizin başlangıç ve bitiş tarihlerini göz önünde bulundurarak onları düzene koyabilirsiniz. Bu tarihler aynı zamanda iş dönemlerinize göre plan yapmanızı sağlayacak ve projelerin gerektiğinden uzun sürmesini engelleyecektir.
3. Bir Sayfalık Plan Yapın
Küçük bir planlama projenin başarısına yardım etmede oldukça etkilidir. Bir sayfalık plan yaratmak için aşağıdaki sorulara verdiğiniz cevapları bir yere not edin:
· Proje hangi problemi çözecek?
· Organizasyona etkisi nedir?
· Ne türde çalışanlara ve ne kadar bütçeye ihtiyacım var?
· En büyük kilometre taşları nelerdir?
· Olası engeller nelerdir?
· Projenin riski nedir?
· İş planı nedir (tamamlanması gereken görevler veya alt görevler, ve ne zaman tamamlanmaları lazım)?
· Başarı kriterleri nelerdir?
· Projenin bittiğini nasıl bileceksiniz?
Not: Eğer planı 1 sayfadan uzun yazmayacaksınız cevaplarınız görece kısa olmak zorunda!
4. İletişim Rutinleri Oturtun
Birden fazla takım elemanını barındıran herhangi bir proje için, en başından iletişim rutinleri oturtun. Biri haftalık ilerleme raporu yazacak mı? Veya aylık? Bütün iş birimleriyle ilerlemeyi kontrol etmek için görüşmeler yapılacak mı? Projenin başarı kriterlerini sağlayıp sağlamadığını kim kontrol edecek?
5. Ayrılmanız Gerekip Gerekmediğini ve Bunun İçin Uygun zamanı Bilin
Başladığınız işi bitirmek en iyisi olsa da, bazen projenin fişini çekmek gereklidir. Bütün projelerinizi başlangıç-bitiş tarihleri, kilometre taşlarını ve iletişim kanallarını içeren bir sayfalık plan ile tasarladıysanız, bir projeyi ne zaman terk etmeniz gerektiğini bilmek için ihtiyacınız olan bütün bilgiye sahipsiniz demektir.
Bazen projeden ayrılmak kolay değildir, özellikle bu projeye oldukça fazla zaman ve emek verdiyseniz. Fakat eğer bir proje bitmek bilmiyorsa, onu bırakıp bırakmamak için karar vermenize yardım edecek bir kaç soru:
· Bu projenin amacı hala benim organizasyonum için önemli mi?
· Bu projenin sonucunda alınması planlanan geri dönüş neydi? Şu an alabildiğimiz geri dönüş nedir?
· Bu proje için ayırdığım kaynakların bana masrafı nedir? Başka projeler için çalışarak amaçlarıma daha etkili şekilde ulaşabilir miydim?
· Bu projeye devam etmenin duygusal etkisi nedir?